Algumas Sugestões para Promover a Notificação de Incidentes

Uma colega (elemento de um grupo com a responsabilidade na gestão de incidentes) de uma Instituição colocou-me várias questões relacionadas com a dificuldade, na sua instituição, de adesão ao Notific@ e à possibilidade de promover um sistema interno de notificação de incidentes.

Partilho convosco a minha resposta.

“(…) Começo por partilhar um link com a informação que tenho publicado, relacionada com a temática dos “incidentes” - http://risco-clinico.blogspot.pt/search/label/Incidentes - No Blog encontra obviamente outros temas.

Quanto às questões colocadas:

Também no CHS era grande a resistência no início (aquando da implementação do nosso sistema interno). Também ninguém tinha "tempo" para escrever a notificação, mas acima de tudo, não existia a consciência do quanto um sistema deste tipo pode ajudar todos os envolvidos, isto se o tratamento e análise dos relatos tiver em consideração os seguintes princípios:

• centrado no sistema;
• existir uma resposta rápida (o rápido por variar tendo em conta cada tipo de incidente);
• envolvimento dos profissionais;
• visibilidade das medidas corretivas;
• apoio da gestão (a todos os níveis).

A verdade é que sem se começar, não é possível demonstrar os enormes benefícios dos sistemas de notificação. Lembro-me de que quando começamos no CHS tínhamos 75 notificações num ano. Hoje temos esse número por mês...

O Notific@ é uma ferramenta pela qual tenho sentimentos mistos (uma vez que estive envolvido na equipa que o desenvolveu). Por um lado considero que é uma ferramenta muito válida e que "protege" o notificador. Por outro torna difícil ao gestor local da Instituição proceder a uma análise pormenorizada (por escassez de informação). A verdade é que (…) não foi possível ir mais longe.

Mas a ferramenta existe e está disponível, sendo ainda a única forma de agregar num único local toda a informação sobre os incidentes clínicos que ocorrem em Portugal. Cada instituição deve por isso garantir que tem o seu Gestor Local nomeado e com acesso ao sistema.

A opção de criar um sistema interno de notificação (ou de o comprar) é decisão da Instituição. Mas é inquestionável que essa opção permite maior informação e maior controlo interno.

O desafio é encontrar as pessoas certas para gerir o sistema e desenvolver as metodologias de análise (centradas no sistema e não nos indivíduos) e criar boas ferramentas, nomeadamente uma base de dados para recolha e agregação da informação e um formulário de relato.

Na prática um formulário de relato é algo muito simples.

Campos indispensáveis:

• Data do incidente
• Hora do incidente
• Local do incidente (pode ser um local diferente do Serviço de origem do notificador)
• Campo para descrição (texto livre) do incidente. Aqui é importante contrariar os textos longos e exageradamente descritivos (é um caminho que se faz aos poucos).
• Campo para identificação do notificador (Pessoalmente sou completamente contra sistemas de relato com texto livre e anónimos. Esse é um convite para o ataque pessoal e outros comentários muito perigosos. O sistema é confidencial mas não deve ser anónimo.
• Campos opcionais:
• "Tipologia" do incidente, de acordo com a Classificação Internacional para a Segurança Do Doente (para o risco Clínico) e criar a vossa própria tipologia para o risco não clinico (não existe uma lista consensual que possa indicar).
• Outros que achem necessários (o menor possível, para facilitar o preenchimento pelo notificador).

Para a análise, deve apostar desde o início num grande contacto com os envolvidos, empenhando-se fortemente na análise do sistema (metodologias de trabalho, procedimentos, etc.). "Se não está escrito, tem de estar" para que todos saibam quais são as "regras".

Sugiro ainda que o Grupo (de análise Interno) escreva o seu "Regulamento Interno" e o divulgue de forma ampla na Instituição. Assim todos sabem com o que podem contar.

O passo seguinte é apostar na formação interna (Dos elementos da Equipa de análise, dos Interlocutores e das Hierarquias)."

Foram estas as minhas sugestões.

E tu, tens um sistema interno de notificação? Como foi a sua implementação? Quais são as dificuldades e como foram ultrapassadas?