Como preparar uma auditoria clínica no meu serviço

Esta semana vamos realizar mais uma auditoria clínica no Centro Hospitalar. Vamos auditar a prevenção de quedas; a correta identificação do doente, o doente com imobilização, e a segurança das camas/macas.

Mas para que uma auditoria tenha sucesso, são necessários alguns passos simples, mas que podem fazer toda a diferença:

1) Definir o objecto da auditoria. Esta definição pode ter origem na necessidade de confirmar a correcta execução de um procedimento clínico, para verificar condições de segurança clínica, ou como uma forma de tornar evidente um problema ainda não correctamente caracterizado.

2) Planear a execução da auditoria. Qualquer tempo gasto no planeamento da auditora tem sempre um retorno exponencial positivo e facilitador da execução. Nunca devemos avançar para uma auditoria sem esta estar claramente planeada nos seus vários aspectos. Alguns pontos que não podemos esquecer:

2a) Identificar o(s) documento(s) (norma de orientação clínica; protocolo; procedimento) no qual basear a auditoria. Isto é muito importante, pois se não existem orientações claras e conhecidas de todos sobre como devemos executar uma determinada tarefa ou procedimento, aquilo que fazemos a seguir não é uma auditoria (a procura de evidências face ao padrão definido) mas provavelmente será uma inspecção ou avaliação com um grau “aleatório” e “variável”.

2b) Grelha de Auditoria. Devemos identificar se já existe uma grelha de auditoria. Se não, temos de cria uma e realizar um pequeno pré-teste para confirmar que funciona.

2c)  Selecionar uma equipa de auditores adequados ao objecto da nossa auditoria. É importante que o auditor tenha alguma formação de base sobre como realizar e conduzir uma auditoria. Se algum dos elementos da equipa de auditores está pela 1.ª vez a participar numa auditoria, ele deve ser acompanhado por um auditor experiente e aprender com ele.

2d) Definir um cronograma de execução da auditoria. É fundamental planear tempo suficiente para cada tarefa de auditoria. O coordenador da auditoria já terá gasto algum tempo nos pontos anteriores, mas ainda falta reunir com a equipa de auditores e aprovar o “objecto da auditoria”, a “grelha de auditoria” e as “datas de execução” da auditoria. Não devemos esquecer que uma auditoria não “termina” no dia da sua execução. Vai ser necessário recolher toda a informação, construir um primeiro rascunho do relatório que será posteriormente enviado a todos os auditores e depois de receber os seus contributos, marcar uma reunião para aprovar o relatório final da auditoria.

2e) Realizar uma reunião de “briefing inicial” de auditoria. É fundamental que todos os auditores compreendam e interpretem da mesma forma a grelha de auditoria e a forma de recolher as evidências necessárias à sua aplicação. Isto é melhor realizado quando todos os auditores têm algum tempo para ler a grelha de auditoria em conjunto, definindo em consenso como interpretar cada um dos seus critérios. É também muito importante estabelecer um “canal de comunicação” a utilizar durante a auditoria, caso surja alguma dúvida durante a execução da mesma.

2f) Preparar antecipadamente todos os documentos de suporte e cópias da grelha de auditoria. Quando o dia da auditoria chegar, todos os auditores devem ter na sua posse qualquer documento relevante para a auditoria (pode ser por exemplo uma cópia em papel da norma de orientação clinica que vai ser auditada), assim como um número suficiente de cópias da grelha de auditoria a utilizar para registar as evidências de auditoria. Devemos ainda, sempre que possível, disponibilizar uma grelha de auditoria ao “auditado” para que este conheça quais os critérios da grelha e que evidências procuramos para validar a conformidade de cada critério.

2g) No dia da auditoria:

• Pedir autorização. Ao chegar a um serviço, procurar sempre o responsável do serviço (ou quem o substitua), informar da realização da auditoria e solicitar a sua autorização para a execução da mesma. Sim, pedir autorização. Devemos ainda sugerir que a auditoria pode ser acompanhada pelo responsável do serviço ou outro elemento em quem ele delegue essa tarefa, não sendo no entanto obrigatório. Como nota pessoal posso partilhar que nunca um responsável de um serviço negou até esta data a realização de uma auditoria. Mas caso ocorra, só temos de respeitar.

• Devemos apresentar-nos aos profissionais. Os auditores nunca devem esquecer-se de se apresentarem e informarem qual o objectivo da auditoria a todos os profissionais a quem eventualmente coloquem alguma questão. É fundamental que todos compreendam o objectivo do trabalho que está a ser realizado – avaliar a conformidade do desempenho/tarefa com o padrão definido, procurando contributos para a melhoria contínua dos cuidados.

• Alertar para as “não conformidades”. No final da auditoria, qualquer “não conformidade” deve ser transmitida ao responsável do serviço, dando-lhe a oportunidade de verificar a mesma caso subsista alguma dúvida. Este passo é muito importante pois garante a solidez da informação recolhida e impede “mal-entendidos” no momento de escrever e divulgar o relatório da auditoria.

2h) Reunião final “de-briefing” dos auditores. É importante que cada auditor transmita a informação recolhida ao relator do relatório de auditoria, não só entregando as suas grelhas de auditoria, mas também certificando-se de que a informação nela contida é legível, completa e correcta. Qualquer dificuldade sentida durante a auditoria deve ser assinalada.

Após estes passos, compete ao relator do relatório de auditoria começar a construir o relatório de auditoria, mas essa informação fica para um próximo artigo.

E tu, como te preparas para uma auditoria? Que estratégias utilizas para facilitar o teu trabalho?

Partilha nos comentários a tua opinião e sugestões.

Fernando Barroso