O poder da antecipação – Preparação para a Auditoria CHKS

Hoje, após um pedido formal, realizei num Serviço um “simulacro de auditoria” na presença da Diretora do Serviço, do Enfermeiro Chefe e de mais 3 Enfermeiros (Com responsabilidades em diferentes áreas: Apoio à Gestão, Gestão do Risco e Elemento de Ligação à Qualidade).

Esta é uma estratégia que, apesar de simples, não deve ser desprezada.

É certo que não é possível “preparar” uma auditoria de reacreditação de uma Instituição “de véspera”. Se o trabalho não estiver previamente feito, se as boas práticas de melhoria contínua da qualidade não estiverem presentes, é certo que nada irá resolver o problema. Mas esse não foi o objetivo.

O objetivo deste “simulacro” é obter uma visão diferente (e preparada) daquilo que pode ocorrer durante a auditoria real. No fundo, é pedir a alguém “de fora” (de preferência com formação em auditoria) que nos coloque algumas perguntas difíceis. Que nos retire da nossa zona de conforto e nos faça refletir.

Alguns dos tópicos abordados (e algumas sugestões de resposta):

• Reunião de auditoria inicial com base nas normas e critérios estabelecidos.
• Demonstrar conhecimento dos temas questionados e dos documentos institucionais em vigor (quer dos do Serviço quer dos documentos transversais à Instituição);
• Assumir eventuais falhas, mas, demonstrar qual é o plano que está a ser implementado para as ultrapassar;
• Não entrar em contradição ou antagonizar o auditor ou os outros participantes na reunião;
• Auditoria Clínica. Faz? Quais? Onde estão os resultados? E o plano de ação? Como divulga? Como monitoriza?
• Estar preparado para apresentar evidências se solicitado;
• Acima de tudo – Ser sincero.
• Estar preparado para duas questões “clássicas”:
• Do que é que mais se orgulha no seu Serviço?
• Se pudesse (se tivesse o poder, o dinheiro, o pessoal que queria, etc.), o que é que mudava?
• Visita ao Serviço (É normal que ocorra uma visita ao Serviço, após discussão dos documentos em sala. Esta visita têm como objetivo principal ver o funcionamento do Serviço, mas também “cruzar informação” relativamente a normas e critérios transversais à auditoria.
• É normal iniciar a visita ao Serviço/Unidade seguindo o “trajeto normal de entrada do doente”. Onde é efetuado o acolhimento/receção do doente?
• Que circuito percorre o doente no Serviço?
• Que condições existem para o doente e para a prestação de cuidados?
• Qual o aspeto geral do Serviço? Está limpo? Existem “peças soltas” que não se sabe bem de onde são?
• As passagens estão desimpedidas? As portas estão fechadas (por exemplo das salas de sujos)?
• Existe sinalética adequada e atualizada (ou está sem cor ou rasgada)?
• O quadro de informações do Serviço está atualizado? Tem informação relevante?
• O carro de reanimação está fechado com selo numerado (o registo está correto)? O teste diário do desfibrilhador é efetuado diariamente? Existe registo? Está correto?
• O circuito de sujos e limpos é mantido?
• Existe espaço de arrumação suficiente?
• É normal abordar alguns profissionais que se encontram no serviço e perguntar:
• Tem cartão de identificação (se não o tiver colocado)?
• Conhece o plano de ação do Serviço?
• Possuí uma descrição de funções?
• Como acede aos documentos do Serviço?
• Se é um elemento novo no serviço, completou um programa de integração?
• Se ocorrer uma emergência (clinica ou não clínica) o que faz?

Hoje foi certamente um dia muito bom para este Serviço. Encontramos algumas oportunidades de melhoria que discutimos em conjunto, mas encontramos também muitas (a maioria) coisas muito boas e que nos devem orgulhar e ao Serviço em particular.

E é isto. A qualidade deve ser entendida como um ciclo de melhoria continua. Sempre em movimento. Sempre a melhorar em benefício dos Doentes e dos Profissionais.

Boa auditoria